Penulis : Abdilah Amin (Tenaga Ahli Media)
Editor : Zainul Effendi Joesoef (Pranata Humas Ahli Muda)
Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kukar mendampingi Dinas Komunikasi dan Informatika dalam perencanaan pemusnahan arsip dinamis inaktif. Rencana pemusnahan arsip tersebut bertujuan untuk mengurangi volume arsip fisik yang menumpuk yang tidak lagi memiliki nilai guna dan untuk mengoptimalkan penggunaan ruang penyimpanan. Kegiatan tersebut berlangsung di ruang rapat Kantor Diskominfo Kabupaten Kutai Kartanegara Jalan Pahlawan 1 Kawasan Timbau Tenggarong pada hari Jumat, 1 November 2024.
Kabid Perlindungan dan Penyelamatan Arsip Diarpus Kukar Varia Fadilla menjelaskan bahwa syarat pemusnahan arsip untuk OPD harus disetujui oleh pencipta Arsip dalam hal ini Bupati Kukar. Sedangkan retensi arsip diatas 10 tahun harus mendapat persetujuan dari Kepala ANRI Pusat.
“Pemusnahan arsip merupakan langkah strategis dalam pengelolaan arsip dinamis inaktif. Arsip-arsip yang akan dimusnahkan harus melalui proses seleksi yang ketat berdasarkan jadwal retensi arsip yang berlaku dengan memastikan bahwa arsip yang dimusnahkan tidak lagi memiliki nilai guna administratif, hukum, maupun historis,” ujarnya.
Dipaparkannya bahwa sebelum dilakukan pemusnahan, tim penilai arsip dari Diskominfo harus melakukan penyeleksian arsip inaktif dan melakukan inventarisasi dan penilaian terhadap seluruh arsip dinamis yang ada. “Arsip-arsip yang telah melewati masa retensi dan tidak lagi diperlukan dalam proses bisnis organisasi dipisahkan dan disiapkan untuk dimusnahkan,” tuturnya.
Disampaikannya bahwa setiap Pencipta Arsip wajib melakukan penyusutan arsip dan proses pemusnahan arsip diatur dalam Perka ANRI 37 tahun 2016 tentang Penyusutan Arsip dan Perka ANRI Nomor 25 Tahun 2012 Tentang Pedoman Pemusnahan Arsip. “Terdapat 7 langkah pemusnahan arsip berdasarkan Perka ANRI Nomor 25 Tahun 2012 Pasal 5 yaitu pembentukan panitia, penyeleksian arsip, pembuatan Daftar Arsip Usul Musnah, penilaian oleh panitia penilai, permintaan persetujuan pemusnahan dari pimpinan pencipta arsip dalam hal ini Bupati Kukar atau siapapun yang mendapat delegasi, penetapan arsip yang akan dimusnahkan, dan pelaksanaan pemusnahan arsip,” rincinya.
Dijelaskannya bahwa pemusnahan arsip harus disaksikan oleh pihak LKD Kukar dalam hal ini Diarpus Kukar, pihak Inspektorat Kukar, dan Bagian Hukum Sekretariat Daerah Kukar. “Pemusnahan arsip dinamis inaktif memiliki sejumlah manfaat seperti meningkatkan efisiensi kerja, menghemat ruang penyimpanan, mencegah penyalahgunaan informasi, dan menjaga keamanan arsip. Penyelamatan arsip dapat dilakukan dengan melakukan alih media arsip yang ada di record center dengan melakukan digitasi atau scan,” jelasnya.
Sedangkan Arsiparis Diarpus Kukar Siti Noergaimah menjelaskan bahwa salah satu upaya penyelamatan dan penilaian dalam audit pengawasan kearsipan internal dengan melakukan alih media dengan digitasi pada arsip yang terdapat di record center.
Ditegaskannya bahwa penerapan kearsipan digital akan semakin meningkatkan efisiensi dan efektivitas pengelolaan arsip. “Sistem kearsipan digital juga akan memudahkan dalam melakukan kolaborasi dan berbagi informasi antar instansi,” ujarnya.
Disampaikannya, “Pemusnahan arsip oleh OPD dapat menjadi contoh bagi instansi pemerintah lainnya dalam menerapkan pengelolaan arsip yang baik. Dengan pengelolaan arsip yang efektif dan efisien, diharapkan dapat meningkatkan kualitas pelayanan publik dan mendukung terwujudnya pemerintahan yang bersih dan transparan.”
Sejalan dengan perkembangan teknologi informasi, Diskominfo bersama OPD di Kabupaten Kukar telah menerapkan sistem kearsipan digital. Dengan sistem kearsipan digital seluruh arsip akan disimpan dalam bentuk digital dan dapat diakses dengan mudah melalui jaringan internet.
